Tag: μετρητά και κάρτα

Οι εισπράξεις σε αγώνες και εκδηλώσεις μπορούν να γεμίσουν το ταμείο ενός συλλόγου και, την ίδια μέρα, να γεμίσουν τον ταμία με απορίες. Άλλα χρήματα μπαίνουν στο κουτί της εισόδου, άλλα περνούν από κάρτα, κάποιο μέλος πληρώνει μαζί και τη συνδρομή του, ενώ δύο εθελοντές αλλάζουν βάρδια χωρίς να παραδώσουν καθαρό υπόλοιπο.

Το πρόβλημα δεν είναι ότι υπάρχουν δύο τρόποι πληρωμής. Είναι ότι δεν υπάρχει μία κοινή διαδικασία. Με λίγη προετοιμασία, κάθε είσπραξη μπορεί να συνδέεται με συγκεκριμένο σημείο, υπεύθυνο, αιτία και παραστατικό, ώστε το κλείσιμο να γίνεται το ίδιο βράδυ και όχι μία εβδομάδα αργότερα από χαρτάκια και μηνύματα.

Σε μια εκδήλωση ο ταμίας συνήθως δεν έχει ένα ταμείο αλλά πολλά μικρά σημεία είσπραξης: είσοδο, κυλικείο, γραμματεία, λαχειοφόρο, πάγκο ενίσχυσης και ίσως ένα φορητό POS. Αν κάθε σημείο κρατά δικό του πρόχειρο αρχείο, το τελικό σύνολο δεν αποδεικνύεται εύκολα. Χρειάζεται μία κοινή καταγραφή, ακόμη κι αν τα μετρητά βρίσκονται προσωρινά σε διαφορετικά κουτιά.

Η Τράπεζα της Ελλάδος δημοσιεύει ξεχωριστά στοιχεία για τα μέσα και τις ροές πληρωμών, ενώ στις οδηγίες της για τις άμεσες πληρωμές τις περιγράφει ως πρόσθετη επιλογή δίπλα στα μετρητά και στις κάρτες. Για έναν σύλλογο αυτό μεταφράζεται σε κάτι απλό: κάθε κανάλι έχει δικό του αποδεικτικό, αλλά όλα πρέπει να καταλήγουν στο ίδιο ημερήσιο σύνολο.

Αν ο σύλλογος έχει ήδη οργανώσει μετρητά και κάρτα σε ένα ταμείο, η εκδήλωση δεν χρειάζεται δεύτερο σύστημα. Χρειάζεται μία προσωρινή «βάρδια εκδήλωσης» μέσα στην ίδια λογική: αρχικό ποσό, κινήσεις ανά σημείο, αλλαγές υπευθύνου και τελικό κλείσιμο.

Το ασφαλές κλείσιμο αρχίζει πριν φτάσει ο πρώτος θεατής. Το Δ.Σ. ή ο υπεύθυνος της διοργάνωσης ορίζει ποια σημεία θα εισπράττουν, τι ακριβώς θα εισπράττει το καθένα, ποιος παραλαμβάνει το αρχικό ποσό για ρέστα και ποιος έχει δικαίωμα να χρησιμοποιεί το POS. Το φύλλο εκδήλωσης πρέπει να γράφει και τις τιμές. Έτσι ο εθελοντής δεν αυτοσχεδιάζει όταν εμφανιστεί οικογένεια, παλιό μέλος ή κάποιος που θέλει να πληρώσει μαζί εισιτήριο και συνδρομή.

Ελέγξτε από πριν τη σύνδεση του POS ή του tap-to-pay, τη φόρτιση της συσκευής και τον λογαριασμό στον οποίο εκκαθαρίζονται οι συναλλαγές. Η Τράπεζα της Ελλάδος παρακολουθεί την κίνηση και την απάτη στις συναλλαγές με κάρτες. Στο επίπεδο του συλλόγου, ο βασικός έλεγχος είναι να μη μοιράζεται κωδικός πρόσβασης, να μη μένει η συσκευή αφύλακτη και να συμφωνείται η αναφορά του τερματικού με το αρχείο είσπραξης.

Μην υποθέσετε ότι η ίδια φορολογική ή εμπορική υποχρέωση ισχύει για κάθε σωματείο και κάθε δραστηριότητα. Το Υπουργείο Ανάπτυξης έχει επεκτείνει την υποχρέωση αποδοχής καρτών σε συγκεκριμένες δραστηριότητες και σε λιανική ή υπηρεσίες προς καταναλωτές. Ελέγξτε την ακριβή περίπτωση του συλλόγου, τους ΚΑΔ και το είδος της εκδήλωσης με τον λογιστή, χρησιμοποιώντας ως αφετηρία την επίσημη ενημέρωση για την επέκταση του POS.

Κάθε σημείο παίρνει έναν σύντομο κωδικό, για παράδειγμα «ΕΙΣΟΔΟΣ-Α» ή «ΚΥΛΙΚΕΙΟ-Β». Ο κωδικός μπαίνει στο φύλλο βάρδιας, στο κουτί μετρητών και στην ψηφιακή καταγραφή. Δεν χρειάζεται πολύπλοκη αρίθμηση. Χρειάζεται να μπορεί ο ταμίας να απαντήσει ποιος είχε το σημείο, για ποιο διάστημα και τι παρέδωσε.

Στην αλλαγή βάρδιας, οι δύο εθελοντές μετρούν μαζί τα μετρητά. Καταγράφουν το ποσό που παραδίδεται, το τελευταίο παραστατικό ή τον αριθμό εισιτηρίου και τυχόν εκκρεμότητα. Ο νέος υπεύθυνος υπογράφει ότι παρέλαβε. Αν δεν υπάρχει χρόνος για μέτρηση στη θέση, κλείνει το κουτί με μοναδική σφραγίδα και η κοινή μέτρηση γίνεται σε ήσυχο χώρο. Το «θα τα βρούμε στο τέλος» δεν είναι διαδικασία παράδοσης.

Για τις κάρτες, η βάρδια δεν μετρά χαρτονομίσματα αλλά αναφορά συναλλαγών. Ο εθελοντής δεν χρειάζεται να βλέπει ολόκληρο το οικονομικό αρχείο του συλλόγου. Βλέπει μόνο ό,τι απαιτεί ο ρόλος του: επιβεβαίωση πληρωμής, ποσό και αιτία. Η ίδια αρχή ισχύει όταν ο σύλλογος χρησιμοποιεί επαφική πληρωμή για συνδρομές.

Η κοινή καταγραφή δεν σημαίνει ότι αντιγράφουμε κάθε στοιχείο από το POS ή το χαρτί. Σημαίνει ότι κάθε είσπραξη έχει τα ελάχιστα πεδία που χρειάζονται για συμφωνία: ώρα, σημείο, κατηγορία, ποσό, τρόπος πληρωμής, υπεύθυνος και αριθμός παραστατικού όπου απαιτείται. Αν πρόκειται για συνδρομή, συνδέεται και με το σωστό μέλος. Αν πρόκειται για απλό εισιτήριο, δεν υπάρχει λόγος να συλλέγεται όνομα χωρίς συγκεκριμένη ανάγκη.

Οι ηλεκτρονικές υπηρεσίες myDATA της ΑΑΔΕ αφορούν τη διαβίβαση και καταχώριση συνόψεων παραστατικών και τους διαθέσιμους τρόπους διαβίβασης. Αυτό δεν κάνει την απλή καταγραφή της εκδήλωσης φορολογικό βιβλίο. Ο ρόλος της είναι να δώσει στον ταμία και στον λογιστή πλήρη, συμφωνημένα δεδομένα για τα παραστατικά και τις υποχρεώσεις που πράγματι ισχύουν. Η οδηγία χρήσης της εφαρμογής της ΑΑΔΕ βοηθά στο τεχνικό κομμάτι, αλλά η ταξινόμηση της κάθε είσπραξης χρειάζεται επαγγελματική κρίση.

Το πιο συχνό λάθος είναι να αντιμετωπίζεται η αναφορά του POS σαν πλήρης λογιστική εικόνα. Η αναφορά δείχνει συναλλαγές κάρτας. Δεν εξηγεί αν το ποσό ήταν εισιτήριο, συνδρομή ή ενίσχυση, ούτε περιλαμβάνει το αρχικό ταμείο, τις εισπράξεις μετρητών και τις επιστροφές εκτός τερματικού. Χρειάζεται σύνδεση, όχι απλή αποθήκευση δύο διαφορετικών συνόλων.

Το Coffr μπορεί να κρατήσει μετρητά και κάρτα στην ίδια εικόνα, με κοινές κατηγορίες και καθαρό ιστορικό. Ο ταμίας βλέπει την κίνηση χωρίς να περιμένει να ενωθούν αρχεία μετά την εκδήλωση, όπως και στην καθημερινή πρακτική για ταμείο σωματείου χωρίς εκπλήξεις.

Το κλείσιμο γίνεται ανά σημείο και μετά συνολικά. Για τα μετρητά, δύο άτομα μετρούν το κουτί, αφαιρούν το αρχικό ποσό για ρέστα και συγκρίνουν το καθαρό ποσό με τις καταγεγραμμένες εισπράξεις. Για την κάρτα, ο ταμίας εξάγει την αναφορά της ημέρας και ελέγχει συνολικό ποσό, αριθμό συναλλαγών, ακυρώσεις και επιστροφές. Τέλος, οι δύο ροές ενώνονται στην αναφορά εκδήλωσης.

Μια μικρή διαφορά δεν εξαφανίζεται με «στρογγυλοποίηση». Μπαίνει στο αρχείο εξαιρέσεων και εξετάζεται όσο οι βάρδιες θυμούνται τι συνέβη. Μπορεί να είναι λάθος στα ρέστα, καταχώριση σε λάθος κατηγορία, διπλή κίνηση κάρτας ή παραστατικό που κόπηκε αλλά ακυρώθηκε. Αν η αιτία δεν βρεθεί, η διαφορά παραμένει ορατή και ενημερώνεται το Δ.Σ. σύμφωνα με τους εσωτερικούς κανόνες.

Οι άμεσες πληρωμές δεν πρέπει να μπαίνουν «κάπου ανάμεσα» σε μετρητά και κάρτες. Η Τράπεζα της Ελλάδος τις παρουσιάζει ως πρόσθετη λύση πληρωμής. Στο κλείσιμο χρειάζονται δική τους αναφορά και σαφή αντιστοίχιση, ώστε η ίδια πίστωση να μην περαστεί δύο φορές.

Ο τρόπος πληρωμής δεν αποφασίζει μόνος του ποιο παραστατικό εκδίδεται. Η αιτία της είσπραξης, η δραστηριότητα του σωματείου και η φορολογική του κατάσταση έχουν σημασία. Πριν από τη διοργάνωση, ο λογιστής πρέπει να ορίσει τι εκδίδεται για εισιτήριο, συνδρομή, πώληση στο κυλικείο, χορηγία ή δωρεά και πώς καταγράφονται ακυρώσεις. Ο ταμίας δίνει στους εθελοντές σύντομη γραπτή οδηγία. Δεν τους ζητά να ερμηνεύσουν φορολογικούς κανόνες μπροστά στην ουρά.

Τα προσωπικά δεδομένα χρειάζονται ανάλογη πειθαρχία. Η Αρχή Προστασίας Δεδομένων ταξινομεί τις πράξεις της με βάση αρχές όπως η ελαχιστοποίηση, η ακρίβεια, ο περιορισμός αποθήκευσης, η ακεραιότητα και η εμπιστευτικότητα. Αν ο επισκέπτης αγοράζει ένα απλό εισιτήριο, ο σύλλογος δεν χρειάζεται αυτομάτως ονοματεπώνυμο, τηλέφωνο και email. Αν πληρώνει συνδρομή, χρειάζεται τα στοιχεία που επιτρέπουν τη σωστή ενημέρωση του μητρώου και την έκδοση του κατάλληλου παραστατικού.

Ο κατάλογος μελών δεν πρέπει να βρίσκεται ανοιχτός στο τραπέζι της εισόδου. Οι εθελοντές βλέπουν μόνο το τμήμα που χρειάζονται, οι συσκευές κλειδώνουν όταν μένουν χωρίς επίβλεψη και τα έντυπα μπαίνουν σε κλειστό φάκελο. Το Ευρωπαϊκό Συμβούλιο Προστασίας Δεδομένων προτείνει τεχνικά και οργανωτικά μέτρα ανάλογα με τον κίνδυνο, με στόχο την εμπιστευτικότητα, την ακεραιότητα και τη διαθεσιμότητα των δεδομένων.

Μετά το κλείσιμο, ο ταμίας αποθηκεύει την αναφορά, τα παραστατικά και το αρχείο εξαιρέσεων σύμφωνα με την πολιτική τήρησης του συλλόγου. Δεν κρατά φωτογραφίες από καταλόγους σε προσωπικά κινητά και δεν στέλνει πλήρη οικονομικά στοιχεία σε ομαδική συνομιλία. Η ενημέρωση προς το Δ.Σ. περιέχει σύνολα, διαφορές και ανοικτές ενέργειες. Αναλυτικά δεδομένα μελών δίνονται μόνο σε όσους έχουν λόγο να τα δουν.

Μια καλή αναφορά εκδήλωσης χωρά σε μία σελίδα: αρχικό ταμείο, εισπράξεις ανά κανάλι και κατηγορία, επιστροφές, έξοδα που εγκρίθηκαν, τελικό ποσό, διαφορές και υπογραφές. Δεν χρειάζεται να γίνει λογιστικό σύγγραμμα. Χρειάζεται να επιτρέπει σε άλλο μέλος του Δ.Σ. να ακολουθήσει τη διαδρομή των χρημάτων χωρίς να ρωτά τι θυμάται ο κάθε εθελοντής.

Ξεκινήστε με μία μικρή εκδήλωση και όχι με πλήρη αλλαγή όλων των οικονομικών διαδικασιών. Ορίστε σημεία και βάρδιες, ανοίξτε ξεχωριστή περίοδο εκδήλωσης στο αρχείο σας και ζητήστε από κάθε υπεύθυνο να καταγράφει τις κινήσεις με τα ίδια πεδία. Στο τέλος, κάντε το κλείσιμο πριν φύγουν οι τελευταίοι δύο υπεύθυνοι.

Την επόμενη ημέρα, ο ταμίας συμφωνεί την αναφορά με τις τραπεζικές κινήσεις και κρατά τις εκκρεμότητες χωριστά. Αν το ίδιο λάθος εμφανιστεί δύο φορές, αλλάζει η διαδικασία. Ίσως χρειάζεται λιγότερες κατηγορίες, δεύτερη συσκευή, σαφέστερη παράδοση ή ένας άνθρωπος λιγότερος με πρόσβαση στο μητρώο. Η αξιολόγηση δεν κατηγορεί τους εθελοντές. Διορθώνει τα σημεία όπου η διαδικασία τους άφησε να μαντέψουν.

Στο Coffr, οι εισπράξεις σε αγώνες και εκδηλώσεις μπορούν να μπουν στην ίδια εικόνα με τις συνδρομές, είτε πληρώθηκαν με μετρητά είτε με κάρτα. Οι υπενθυμίσεις, το μητρώο μελών και τα παραστατικά δεν ζουν σε χωριστά αρχεία. Έτσι το Δ.Σ. βλέπει τι εισπράχθηκε, τι αφορά μέλος και τι προέρχεται από την εκδήλωση, χωρίς διπλή καταχώριση.

Ο στόχος για την επόμενη διοργάνωση είναι συγκεκριμένος: το τελικό σύνολο να συμφωνήσει το ίδιο βράδυ, κάθε διαφορά να έχει ιδιοκτήτη και προθεσμία, και η αναφορά προς το Δ.Σ. να είναι έτοιμη χωρίς νέο γύρο συλλογής στοιχείων. Αυτό είναι ένα λειτουργικό ταμείο εκδήλωσης.